Entenda na prática como a tecnologia pode melhorar a produtividade da organização
Como ser mais produtivo? Esta é uma questão crucial tanto para os donos das empresas como para os funcionários . Evidentemente, todo o aparato tecnológico disponível atualmente é bastante desejado. Mas, como realmente a tecnologia pode aumentar a produtividade na empresa?
É fato que cada empresa tem demandas diferentes. Mas, de forma geral, mudanças comportamentais, processos e sistemas claros e consistentes podem ajudar muito no aumento da produtividade.
Então, como a tecnologia pode impulsionar movimentos positivos na produção de toda a organização? Confira 5 dicas de como a tecnologia pode aumentar a produtividade nas empresas.
1. Melhorando a comunicação
Embora pareça um problema corriqueiro, a comunicação ineficiente entre os funcionários pode trazer sérios prejuízos para a empresa.
Uma maneira de usar tecnologia para melhorar a produtividade na comunicação é utilizar aplicativos de mensagens em grupo. Isso minimiza o uso do e-mail e faz com que dúvidas urgentes possam ser respondidas imediatamente, não deixando mais espaço para a desculpa clássica de “perdi seu e-mail”.
A maioria desses aplicativos pode ser acessada a partir de dispositivos móveis e também de desktop. E, se você pensou que só existe o WhatsApp, não é bem assim.
Inúmeras opções voltadas para o mundo corporativo já foram criadas, como é o caso do Slack. Nele, as conversas são organizadas em temas e tópicos, o que facilita bastante a organização das conversas.
2. Criando ambientes para colaboração
Nada supera uma sessão produtiva de brainstorming interno. No entanto, a tecnologia permite a criação de locais mais inovadores para os funcionários se reunirem e discutirem idéias, criarem algo novo ou encontrarem uma solução colaborativa para um problema.
Coisas simples, como a tecnologia para anotações baseada em nuvem, melhoram muito a colaboração entre os membros da equipe.
A maioria dessas ferramentas também pode ser acessada em diferentes dispositivos. Podem ser feitas reuniões virtuais, estejam os funcionários no escritório, em trânsito ou em home office.
3. Simplificando pequenas tarefas diárias
Todo mundo faz coisas pequenas e triviais todos os dias, que levam alguns segundos ou minutos. Entretanto, você provavelmente não presta muita atenção ao fato de que o tempo somado gasto na realização de cada pequena tarefa, pode ser bastante significativo.
A tecnologia pode aumentar a produtividade nas tarefas cotidianas, pois minimiza medidas extras desnecessárias.Além do mais, o estresse gerado com pequenas pode ser bem menor.
Por exemplo, se sua equipe compartilha sistemas e arquivos protegidos por senha, as ferramentas de gerenciamento de senha podem ser uma boa opção.
O aplicativo concede a eles acesso ao que precisam, sem precisar fornecer a senha real. Isso aumenta a segurança dos dados e poupa tempo aos funcionários, pois não precisam mais incomodar ninguém para obter informações.
4. Tornando o gerenciamento de projetos transparente
Imagine este exemplo: Um grande projeto está chegando à conclusão e todos estão correndo e em pânico para fazer as coisas. O funcionário A começa a trabalhar na tarefa X. Não sabendo que já existe alguém trabalhando nela, o funcionário B começa a trabalhar na mesma tarefa.
A confusão está instalada, fazendo com que ambos os funcionários tenham simplesmente perdido seu tempo. Você já viu este filme, não?
O gerenciamento inadequado de projetos acaba com a produtividade em qualquer empresa, sem falar sobre o impacto negativo na motivação dos funcionários.
Isso pode ser evitado com o uso de aplicativos de gerenciamento de projetos. Eles fazem com que os membros da equipe saibam quem está trabalhando em quê.
Também divulgam claramente os prazos, dependências de tarefas e gargalos no projeto, permitindo que os gerentes tomem as medidas certas para manter um alto nível de produtividade.
5. Simplificando os processos da folha de pagamento
Preparar uma folha de pagamento não é fácil. É tedioso, demorado, além do alto risco de erros, quando feita manualmente.
Também há vários componentes que precisam ser considerados, incluindo a conformidade com leis trabalhistas, benefícios, impostos e também as regras de complexos acordos de negociação coletiva de sindicatos.
O uso de softwares de tecnologia avançada de folha de pagamento pode otimizar muitas dessas tarefas. Apenas como exemplo, é simples realizar um cálculo de horas que o funcionário trabalhou e levando em conta a remuneração diferencial de turno, se aplicável.
A maioria das tecnologias de folha de pagamento também se integra a aplicativos de rastreamento de tempo, o que diminui a necessidade de solucionar problemas recorrentes. Tanto a empresa como os funcionários podem confiar que estão pagando e recebendo valores corretos.
Se você precisa de soluções em tecnologia para seu negócio, converse com a Control F5. Mesmo com um investimento baixo, você verá que a tecnologia pode aumentar a produtividade da sua empresa de forma bastante significativa.